Zeszyt, arkusz
i przelewy po swojemu
Rozliczenia prowadzono w arkuszu kalkulacyjnym i w zeszycie. Zarząd przepisywał każdą wpłatę z wyciągu i sam ustalał, za który lokal i który miesiąc jest przelew. W zeszycie zdarzały się luki, a saldo lokalu trzeba było liczyć od nowa.
Najwięcej pracy dawały tytuły przelewów. Jeden mieszkaniec wpisuje „05,06/2026”, drugi „IX,X,XI,XII”, a bank potrafi rozbić nazwę miesiąca spacją na „MAR ZEC”. Gotowe programy dla wspólnot zakładają porządny tytuł z numerem lokalu, więc tu by nie zadziałały.
Powiadomienie + wyciąg
= saldo, któremu można ufać
Powiadomienie z banku
Mail o wpłacie trafia do systemu w ciągu kwadransa. Operacja pojawia się od razu jako wstępna, z przypisanym lokalem i miesiącem.
Zarząd widzi wpłatę tego samego dnia
Wyciąg
Gdy przychodzi wyciąg, system potwierdza operację wstępną (ta sama kwota, data do 5 dni różnicy) zamiast dodawać ją drugi raz.
Żadna wpłata nie liczy się podwójnie
Pewne saldo
Stan konta z powiadomienia system przyjmuje tylko wtedy, gdy zgadza się z operacjami. Jeśli nie, zapisuje lukę i wysyła jeden mail z prośbą o wyciąg.
Rozbieżność widać od razu, nie na koniec roku
Wpłaty z maili banku,
bez API banku
Bank nie udostępnia API dla małej wspólnoty, ale wysyła powiadomienia o każdej operacji. System co 15 minut czyta skrzynkę przez Gmail API, wyłącznie w trybie odczytu.
- Tylko prawdziwe maile banku: wiadomość musi przyjść z domeny banku i przejść weryfikację DMARC na zaufanym serwerze. Podrobiony mail nie doda wpłaty.
- Treść podpisana cyfrowo: powiadomienia są podpisane S/MIME, a system wyciąga z nich kwotę, nadawcę, tytuł i stan konta.
- Przelew zbiorczy rozbity na pozycje: gdy w powiadomieniu jest „w tym:”, system dzieli kwotę na części i sprawdza, czy sumują się do całości.
Tytuł przelewu
czytany jak przez człowieka
Lokal system rozpoznaje po kolei: po numerze w tytule, po adresie z numerem, a na końcu po nazwisku albo aliasie nadawcy. Zna też pułapki: „9 m3” to woda, a nie lokal 9, a „mieszkaniowy 08/2017” to data.
Miesiące odczytuje z zapisu „05,06/2026”, z zakresów, z cyfr rzymskich, z nazw miesięcy i z nazw rozbitych spacją przez bank. Tytuł dzieli tylko na przecinku przed etykietą, bo przecinki stoją też między miesiącami. Dzięki temu 97% wpłat z ponad 10 lat przypisało się do lokali automatycznie.
Rozliczenie roczne
jak w zeszycie
Zarząd chciał tego samego układu co w zeszycie, tylko bez liczenia. Saldo z końca roku przechodzi na styczeń, nadwyżka z przelewu idzie na kolejne miesiące, a termin płatności to 10. dzień miesiąca. Zaległość sprzed okresu ma osobny wiersz.
- Dwa fundusze: remontowy liczony od metrażu i stała opłata od lokalu.
- Stan konta na dowolny dzień: system odtwarza saldo wstecz, np. na dzień zebrania.
- Plan i sprawozdanie: propozycja planu na nowy rok to średnia z trzech lat, a sprawozdanie roczne powstaje z tych samych danych.
Co jeszcze robi system
Import wyciągów
Faktury ze zdjęcia
SMS do mieszkańców
Panel mieszkańca
Kartoteka do urzędu
Eksport i raporty
Ponad 10 lat wpłat
w jednym miejscu
Zarząd nie przepisuje już przelewów. Sprawdza tylko pojedyncze wpłaty, których system nie umiał przypisać, a mieszkańcy widzą swoje saldo bez dzwonienia do zarządu. Ten sam sposób odczytu powiadomień banku działa w każdej małej organizacji, która dostaje przelewy z niechlujnymi tytułami.
